پلانگذاري :

پلانگذاري عبارت است ازپروسهء تشخيص وتعريف اهداف ، تعيين فعاليت ها توأم با زمانبندي تطبيق آن ، طراحي وضعيت مطلوب وتدارک اقدامات ووسايل جهت تحقق اهداف وسنجش دقيق مصارف وترتيب شرح مصارف ميباشد.

پلانگذاري ايجاب تصميم گيري مناسب رامينمايد . درحقيقت امر بدون تصميم گيري، پلانگذاري تحقق يافته نمي تواند. در مرحلهء پلانگذاري بايد به حد کافي ازتوانايي هاي ذهني استفاده صورت گيرد.

سازماندهي : Organizing

عبارت است از :

• تشخيص و تنظيم فعاليت هاي مورد ضرورت .
• گروپ بندي فعاليت هاي که جهت دستيابي به اهداف به آن ضرورت ميباشد.
• تخصص گروپي از فعاليتها به يک مدير يا اداره چي که صلاحيت هاي لازم به وي تفويض شده باشد.
• زمينه سازي براي هماهنگي و انسجام فعاليتها , چه بشکل عمودي وچه بشکل افقي در سازمان

موضوعات عمده :

• واضح ساختن اين موضوع که چه شخص کدام وظايف را انجام ميدهد.
• کدام شخص مسوليت بدست آوردن کدام نتايج را بعهده دارد.
• زمينه سازي براي ارتباطات و تصميم گيري خوب درجهت رسيدن به اهداف سازمان .
• تعيين سيستم و مقرارات کاري مثلأ تصميم گيري براي تامين ارتباطات، حل منازعات و غيره .

استخدام يا Staffing

تعريف : عبارت از پرکردن و پرنگهداشتن پست هاي خالي درتشکيل سازمان ميباشد.

استخدام شامل مسايل ذيل ميگردد:

• تشخيص ضروريات قواي بشري
• بررسي افراد موجود
• انتخاب
• تقرر
• آموزش
• ارزيابي

رهبري يا Leading

تعريف :

رهبري عبارت ازپروسهء تاثيرگذاري برفعاليت هاي گروهي ازافراد است که دروضعيت معين براي تحقق اهدافي تشريک مساعي مينمايند. دررهبري نفوذ داشتن برديگران به نحوي که آنها را درراستاي تحقق اهداف بکشاند، حايزاهميت زياد ميباشد.

خصوصيات و مهارتهاي هاي لازم يک رهبرعبارت اند از: اجتماعي بودن، ابتکارعمل، ارادهء قوي، اعتماد به نفس، آگاهي ازنحوهء انجام وظايف، دانش وبينش نسبت به موقعيت ها، همکاري، محبوبيت، انحطاف پذيري، سلامت رواني وامثالهم.

رهبري با ديدگاه خلاقيت، انگيزش، هدايت، توصيه وتشويق وايجاد تغييرات مثبت به اداره مينگرد. مديران يا منجران دراداره،علاوه بروظايف پلانگذاري، سازماندهي ، استخدام وکنترول، وظيفهء رهبري اين نوع عمليات اداري رانيزبر عهده دارند.

کنترول:

کنترول عبارت از پروسه اي است که مطابقت فعاليت هاي انجام شده را با فعاليت هاي پلانگذاري شده تحت غور وبررسي ميگيرد.

کنترول يکي اروظايف مهم منجران است که ضمن ارتباط با سايروظايف آنها، عامل موثردرتحقق اهداف وپلان هاي اداره تلقي ميشود وبراي اصلاح متداوم فعاليت هاي اداره بکارگرفته ميشود. کنترول ميزاي پيشرفت درراستاي تحقق اهداف اداره رانشان ميدهد وپروسهء آن ازنخستين مراحل آجراي برنامه ها آغازو تا آخرين مراحل وحتي پس ازخاتمهء آن ادامه ميابد.

مفاهيم پلانگذاري وکنترول معمولا توآم بايکديگرمطرح ميشوند زيرا مسولين درپروسهء کنترول، وضع موجود (فعاليت ها) را با وضع مطلوب (پلانها) مقايسه ميکنند وبه اساس آن درصورت لزومديد به پلانگذاري مجدد (اصلاحي) مبادرت ميورزند يعني با تشخيص فاصله بين وضع موجود ووضع مطلوب يا بعبارهء ديگربا تطبيق (فعاليت ها با اهداف) به اصلاح نواقص (انحرافات ازمسيراهداف) ميپردازند. روي همين دليل است که کنترول با تمام وظايف عمدهء مديريت ارتباط دارد ولي ارتباط آن با پروسهء پلانگذاري ازاهميت خاصي برخورداراست.

اداره براي نيل به اهداف تعيين شده به پلانگذاري وسازماندهي ميپردازد، مزيد برآن به استخدام ورهبري مبادرت ميورزد که درنتيجه تشکيل اداره شکل ميگيرد.

انواع کنترول

- کنترول آينده نگر(کنترول قبل ازعمل)

درين نوع کنترول برمبناي پيشبيني نتايج فعاليت ها، قبل ازاجراي آن برنامه هاي اصلاحي مناسبي تعيين ميگردد. اين نوع کنترول فقط زماني قابل استفاده است که بتوان تغييرات احتمالي درشرايط محيطي وميزان پيشرفت احتمالي فعاليت هارا به موقع پيشبيني کرد.

- کنترول حال نگر(کنترول حين انجام عمل)

درين نوع کنترول، عمليات هرمرحله ء ازبرنامه درزمان اجراي آن تحت کنترول قرارميگيرد وکوشش ميشود تا حين اجراي عمليات، فعاليت هاي ناقص اصلاح گردد وازايجاد نواقص بيشتر جلوگيري شود

- کنترول گذشته نگر (کنترول پس ازانجام عمل)

اين نوع کنترول پس ازپايان يافتن فعاليت ها، بابررسي نتايج آن و ميزان انحراف ازاهداف برنامه ها صورت ميگيرد.

معمولا نتايج حاصله ازين نوع کنترول براي بهبود اقدامات وپلانگذاري هاي بعدي مورد استفاده قرارميگيرد.

اهميت کنترول آينده نگربراي مديران، نسبت به کنترول حال نگروگذشته نگربيشتراست

سـطـوح مـديريت

مديريت داراي سطوح ذيل ميباشد:

• مديران سطح پائين (First line managers)

آن مديراني اند که در پائينترين سطح مديريت قرار داشته و مستقيما مسوليت کارگران را به عهده ميداشته باشند.

• مديران سطح متوسط (Middle managers)

آن مديراني اند که در سطح پائينتر از مديريت عالي قرار داشته و مسوليت کار مديران سطح پائين را به عهده دارند.

• مديران سطح عالي (Top managers)

آن مديران که درسطح عالي قراردارند.