راپور نويسي

راپور نويسي بخش از نظارت ( مانيتورينگ ) ميباشد. طوريکه در هر پروژه ، بايد چند مرحلهء خاص به تعقيب هم تطبيق گردد تا پروژه موفق گردد .

مراحل مذکور عبارت اند از : تشخيص مشکل ، تعين هدف ،تشخيص مقاصد، تشخيص منابع، انتخاب ستراتيژي ، تطبيق ، نظارت ،طرح يا ديزاين دوباره درصورتيکه ايجاب مينمايد و غيره ...

نظارت از بخش هاي مهم پروژه ميباشد ، چرا که ازطريق نظارت مسير حرکت پروژه مشاهده ميشود. مسير حرکت پروژه بايد به تصميم گيرنده گان و سهم دارنده گان توزيع گرددکه بدين ملحوظ راپور تهيه ميگردد. پروژه بدون نظارت نا مکمل است .

مشخصات راپور ها :

• راپور ها يک سلسله حقايقي را بيان ميکند که بر مبناي شواهد استوار ميباشد .

• راپور ها معلوماتي را فراهم ميسازد که معمولا ميتوان آنرا بررسي نمود.

• راپور ها اطلاعات موثر را به خواننده ميرساند.

• راپور ها طوري طرح ميگردد که علاقمندي خواننده را به موضوع بطور خاص جلب ميکند.

• راپور را براي کدام اشخاص ترتيب مي نمائيد ؟

• بدون اشخاص مورد نظر، ديگر کدام اشخاص آنرا مطالعه خواهند نمود ؟

• تا چه اندازه بايد رسمي يا غير رسمي باشد؟

• مقصد اساسي راپور شما چه است ؟

• مقاصد ثانوي آن چه است؟

• آيا مسوليت هاي محوله را به شکل تحريري درآورده ايد؟

• بخاطر تکميل نمودن راپور چقدر وقت ضرورت داريد ؟

• آيا تنها خود تان بايد روي راپور کار کنيد و يا به همکاري ديگران ؟

• آيا با شخص ديگري بايد در زمينه مشوره کنيد يا خير ؟

• راپور چه نوع شرايطي را خواهد داشت ؟

• تا چه اندازه راپور طويل باشد ؟

• عنوان راپور

• اسم نويسنده ( نويسندگان ) : بشمول موقف کاري و لقب آنها .

• در رابطه به چه موضوع نوشته شده است ؟( اين موضوع بايد دراول تحرير گردد). اگر براي اولين بار براي يک پروژه راپور مينويسيد در آنصورت يک اندازه معلومات پس منظر نيز بايد در راپور علاوه گردد و هم چنان پروژه را معرفي نمائيد.

• نکات عمده و اساسي: اين قسمت شامل خلاصه و فشرده موضوعات ، توضيح و تشريح رويداد هاي عمده و مرور راپور ميباشد . جوانب اساسي و عمده اي که در جريان راپور نويسي يا از زمان ترتيب راپور قبلي تا کنون واقع ميشود آنرا بيان نمائيد. اين قسمت راپور را بنام خلاصه و نتايج نهائي راپور ياد مينمايند .بايد ياد آور شد که اين قسمت راپور در اخير تحرير گرديده اما در اوراق اولي راپور ذکر ميشود .

• تغييرات و تحولات در محيط پروژه : اين قسمت راپور جوانبي را در بر ميگيرد که در پروسه را پور نويسي تغييرو تحول نموده است. البته اين قسمت راپور شامل واقعات خارجي، تغييرات و تحولاتي ميشود که پروژه را متاثر ميسازد(به شرطيکه پروژه باعث بوجود آمدن آن نگرديده باشد ).

• پيشرفت ( جريان ): اين قسمت عبارت از اصل راپور ميباشد . در اين قسمت شما بايد اهداف و نتايج خواسته شده پروژه را و هم چنان جوانبي را درج نمائيد که تا اکنون برآورده گرديده است . اين بخش را به بخش هاي فرعي ديگر تقسيم نموده و توضيح نمائيد که بخاطر رسيدن به اهداف تعين شده ، تا کنون چه فعاليت ها و اعمالي روي دست گرفته شده و انجام يافته است.

• سفارشات : به اساس دريافت و برداشت خود ، سفارش ترتيب نمائيد ( مانند سفارش در زمينه ادامه دادن کار ، تغير طرزالعمل کاري و غيره ) . اگر در رابطه به کدام موضوع سفارش ميدهيد در آنصورت بايد توضيح نمائيد که کار ها بايد چگونه انجام شود ، چرا به اين شکل انجام شود و غيره مسائل . يقين حاصل نمائيد که براي شخص، سفارش درست ارائه مينمائيد . طوريکه اشخاص مورد نظر يک کاپي راپور را هم بايد بدست آورند .

• ضمايم : اين بخش راپور شامل معلوماتي ميباشد که مربوط به موضوعات فوق بوده و آنرا تکميل ميکند ، بخصوص زمانيکه شما بالاي مقادير و جزئيات بيشتر يک موضوع ( مانند مصارف ، لست جلسات ، تعداد و اسماي مشترکين جلسه ، صورت جلسه ،اسناد و مدارک اضافي مثل جداول و احصائيه ها) توجه مينمائيد.

• در رابطه به گروپ مورد نظر خود فکر نموده و بگوئيد که چرا شخص خواننده ميخواهد اين راپور را مطالعه نمايد؟ شخص خواننده از راپور شما چه موضوعي را ميخواهد بدست آورد ؟

• راپور ها را فشرده ( مختصر و مکمل ) بنوسيد .

• راپور هاي کوتاه بنويسيد ، زيرا راپور هاي کوتاه نسبت به راپور هاي طويل به علاقمندي بيشتر مطالعه ميگردد. در داخل راپور خود فقط مسائل ضروري و مهم را درج نموده و کوشش نمائيد تا معلومات مهم را نيز فراموش نکنيد.

• از استعمال کلمات و عبارات غير ضروري اجتناب ورزيده و موضوعات قبلا ذکر شده را تکرار ننويسيد.

• راپور را به زبان بسيار آشکار و ساده بدون استعمال کلمات مغلق و پيچيده بنويسيد ، اما دستور ربان آن بايد درست باشد . شخصي که راپور را مطالعه ميکند بايد راپور برايش ساده و قابل درک باشد .

• از جملات ساده و کوتاه استفاده نمائيد .

• در قسمت ترتيب راپور از ساختار منظم و نظم خوب استفاده بعمل آوريد .( يعني براي تفکيک نمودن قسمت هاي مختلف راپور از عناوين فرعي استفاده نمائيد ). از طرف ديگر، بايد از پراگراف هاي کوتاه استفاده نمائيد چرا که اين کار خواننده را بيشتر به موضوع علاقمند ميسازد .

• از استعمال جملات مجهول اجتناب ورزيد ، چرا که اين کار معلومات مهم راپور را ازنظرپوشيده نگهميدارد .

• خودرا متيقن سازيد که تمام معلومات و يا اسناد لازمي را که هر زمان به آن ضرورت افتد، ضميمه نموده ايد و در فشرده نويسي خود از ضميمه ها ذکرکرده ايد.

• بايد ازکلمات و صفات فعال استفاده کنيد، زمانيکه درباره کار خود صحبت ميکنيد .

• فارمول "کوتاه وساده بگيريد" را مدنظرگيريد. زبان شما بايد براي درک موضوع ساده، و براي خواندن آن صريح باشد.

1. هدف:

2. گروپ مورد نظر :

3. عنوان :

• ارتباطات عمومي : اين نوع ارتباطات در بازاريابي جهت آگاهي مشتريان در باره محصول ياخدمات بصورت عمومي مورد استفاده قرار ميگيرد .(يک اعلان مشخص براي توليد يا خدمات صورت مي گيرد.) از ارتباطات عمومي بحيث يک وسيله جهت رسيدن به دولت مندان وقانونگذاران استفاده صورت مي گيرد. همچنان آنها جهث تبارز دادن خود مبني براينکه استخدام کننده هاي فني اند وبخاطر اينکه پروگرام استخدام منابع بشري خود را تقويه کنند، نيزاستفاده ميکنند.

• سياست مداران از ارتباطات عمومي جهت جلب آرا استفاده مي کنند وهمچنان زمانيکه آنها موفق به پيشرفت وآمادهء دفاع ازخدمات خود باشند، آز آن استفاده ميکنند.

• سازمان هاي دولتي وهمچنان خيريه ( پوهنتون ها ، مکاتب ، شفاخانها ، نهاد هاي اجتماعي وانساني وغيره ) بطور عمده از ارتباطات عامه جهت حمايه پروگرام هاي آگاهي عامه ، جذب پرسونل ، پروگرام هاي فراهم آوري بودجه وبلند بردن حمايت از خدمات شان استفاده ميکنند.

پلان راپور:

نخست بايد اهداف راپور خود را واضحا مشخص سازيد. البته يک سلسله سوالاتي را که قبل از آغاز کار بايد از خود بپرسيد قرار ذيل است :

دريافت کنندگان

مقصد

مسوليت هاي محوله

ساختار راپور :

· نشان دهيد که تا چه اندازه اهداف و نتايج خواسته شده بر آورده گرديده است .موفقيت پروژه چگونه است؟

· نشان دهيد که چرا پروژه تا اين حد موفق گرديده است ( نه از اين بيشتر ) ، عوامل واسباب موفقيت را بيان نمائيد.

· دلائل ، موانع و محدوديت هائيکه با عث ناکامي پروژه گرديده است کدام ها اند و هم چنان بگوئيد که چه نوع مشکلات غير مترقبه تا اکنون بوقوع پيوسته است؟ چرا اهداف صد فيصد حاصل نگرديده است؟ بگوئيد که درآينده ، کارها با چه تفاوتي نظر به شيوه فعلي صورت خواهد گرفت؟( ازروي تجارب بدست آمده ).

از جوانب فوق بخاطر تشريح هريک ازاهداف پروژه استفاده بعمل آوريد .

نوت : جهت مستند ساختن راپور، از معيار ها استفاده نمائيد ( اسم سند و موقعيت کمپيوتري آنرا در پائين صفحه بنويسيد ) .

راپور خوب طوري بايد باشد که بعد از مطالعه توسط شخص دريافت کننده فورا کنار گذاشته نشود . وي راپور خوب را مطالعه نموده و باعث ايجاد يک سلسله تغييرات در کارها ميگردد( نه اينکه صرف دردوسيه گذاشته شده و کنار گذاشته شود ) . پس چگونه ميتوان يک را پور قابل مطالعه نوشت؟

نوت: در قسمت ترتيب نمودن راپور از اصل (KISS يعني ساده و کوتاه بنويسيد ) استفاده بعمل آوريد .

فشرده نويسي ) ياد داشت نويسي )

زمانيکه ما درباره فشرده نويسي فکر ميکنيم در ابتداء يک پارچه کاغذ کوچک با يک اطلاعيه يا آگاهي راروي آن، درذهن خود مجسم ميسازيم.

يک مثال درمورد زندگي روزمره قرارذيل است: " آقاي ابراهيم به شما زنگ زده بود. لطفاً دوباره با ايشان درتماس شويد" فشرده نويسي هم معلومات دهنده ميباشد وهم مکلفيت دهنده ودر زندگي روزمره اهداف کوچک را بيان ميکند اما درمحيط رسمي، فشرده نويسي هاي بسيار ساده وهمچنان مغلق وجود دارد. درادارات پيشرفته پيام هاي الکترونيکي يک شکل معمول فشرده نويسي است. زبان تحرير در فشرده نويسي بايد مانند مکتوب بسيار واضح ، درست ودقيق باشد.

هدف از فشرده نويسي ارسال معلومات جهت حل مشکلات به خواننده است مثلاً تغييرات در پاليسي ، افزايش قيمت ها وغيره ، ويا اجراي يک سلسله فعاليت ها را ازخواننده مطالبه مينمايد مانند اشتراک در جلسه ويا تغيير پروسه هاي مشخص کاري .

دروزارت خانه هاايجاب مي نمايد تا فورمه هاي فشرده نويسي به شکل چاپ شده تهيه وترتيب گردد.( مثلاً يادداشت کوتاه تلفوني براي همکاران غير حاضر) که فقط شما مي توانيد با محتويات آنرا خانه پري کنيد.

فشرده نويسي به شکل يک عمل اداري خانه پري ميشود بناً بخاطر داشته باشيد که

لسان رسمي و پروسه هاي موثر دفتري را بايد درآن درنظرداشته باشيد.

فشرده نويسي دردفاتر

سرصفحه يي: فشرده اي ازمعلومات در قسمت بالايي صفحه است. وزارت هاي مختلف شايد اشکال مختلف را براي آن انتخاب کنند، اما نکات ذيل بايد در آن وجود داشته باشد:

مرسل ومرسل اليه : در صورتيکه عنوان پست ذکر شده باشد، ازنوشتن القاب مانندآقايا پروفيسور صرف نظر ميشود. شما بايد يک روش عمومي را در وزارت مربوطهءتان رعايت نماييد.

تاريخ :بهتر است آنرا به الفاظ بنويسم زيرا تفاوت هاي زياد دراستفاده از آن وجود دارد به طور مثال 11.04.06 در بعضي کشور که به معني 11 اپريل 2006 است درحاليکه در ديگر کشورها 4 نوامبر 2006 معني ميدهد.

موضوع : بايد مشخص باشد

اگر موضوع را بطورمثال صرف "رساله افغان" بنويسيم، بسيار مبهم خواهد بود. پس بهتر است چنين بنويسيم: تخمين قميت براي رساله افغان که کليشهء آن مصور باشد.

هدف : بايد هدف تحرير را بنگاريد . به سوالات مطبوعاتي ذيل جواب دهيد )کي ، چي ، چه وقت ، کجا ، چرا؟(

مثال: آقاي حميد از من خواسته است تايک جلسه کاري با حضورتمام کارکنانيکه روي رساله افغان کارمي کنند، جهت بحث روي موضوع تصاويرآن در اخير هفته بعدي درسالون کنفرانس سازماندهي کنم .

مختصر

اگر فشرده نويسي شما از يک ورق بيشتر باشد، بايد ازين کارجلوگيري شود، فشرده نويسي در ابتدأ مجموعهء کوچکي از ياداشت هاي شما خواهد بود. بناً تمام معلومات مهم را در آن درج نماييد . امکان دارد با خواندن آن، قناعت بعضي ازخوانندگان حاصل شود .

عمل : زمانيکه هدف شما بشکل ساده توسط فشرده نويسي ابلاغ گرديد بايد آنرا بامطالبهء يک فعاليت خاتمه دهيد ( مخصوصاً درفشرده نويسي هاي طولاني مهم است) کي بايد چه کاري را انجام دهد؟

براي چه مدت ؟ تا چه وقت ؟ وغيره

هرگاه از ساير همکاران ميخواهيد کاري براي شما انجام دهند بسيار مؤدب باشيد مخصوصاً زماني که آنها تحت نظارت شما کار نميکنند.

ضميمه هاي لازمي:

تحرير مطبوعاتي

زمانيکه به تحرير مطبوعاتي مي پردازيد، درحقيقت يک گروپ اشخاص خارج از سازمان تانرا از طريق رسانه هاي خبري مورد خطاب قرار ميدهيد، بنابرين بايد نکات ذيل را مدنظر داشته باشيد:

چه ميخواهيد حاصل کنيد؟ ميخواهيد که توجه مردم را بيشتر جلب کنيديا ميخواهيد يک قضيهء موفقي را انتشار دهيد. داشتن هدف شما را کمک خواهد کرد تا در کجا و چطور آنرا به نشر برسانيد و روي آن تمرکز نمائيد تا جوابي را که توقع داريد، بدست آور يد.

اگر شما دقيقاً نميدانيد که باکي مخاطب هستيد . آنها به چي علاقمند هستند؟ درباره چه چيزي ميخواهند بفهمند ؟ چه چيزي را ميخواهند که سازمان شما به آنها بدهد؟

پس هرزمانيکه دانستيد خوانندگان شما چه ميخواهند ، پيام خود را بر مبناي ضروريات آنها آماده سازيد.

در عنوان خبري تمرکز روي موضوع داغ و جاري نماييد طوريکه احساسات مخاطبين را به تحرک آورد و انگيزه هاي مثبت ومسرت بخش در آنها ايجاد نمايد. به خاطر داشته باشيدکه اخبار روي دو محور مي چرخد: مردم و تغييرات.

A . آيا کدام خبر موفق دراين تازه گي هاداريد، ويا کدام داستان ناکامي ( بعضي اوقات بيشتر جلب توجه ميکند )

b. اگر سازمان شما کدام محصول يا خدمات جديد را عرضه ميکند ؟ آيا اين مسله با ساير واقعات جاري در اخبار شما ارتباط دارد؟

C . آيا سازمان شما جديد است؟ اگر جديد است ،محفل افتتاحيهء آنرا اعلان نماييد وهم مدنظرگيريد که چطور ميخواهيد آنرا انکشاف وتوسعه دهيد.

D . چه تفاوتي بين ديگرسازمان ها و شما خواهد بود ؟ آيا شمااز ستراتيژي جديد وواحد استفاده ميکنيد؟

E . آيا اشخاص با رسوخ ياسازمان هاي شناخته شده از خدمات شما استفاده ميکنند؟

F . آيا سازمان شما يک تغيير غير متوقعه را انجام ميدهد؟

خبرتانرا با ارزش سازيد.

به چند نکته توجه کنيد که خبر شما را جالب و با ارزش براي رسانه ها ميسازد:

A . تقسيم اوقات: آيا اين خبر امروز صبح يا سال قبل واقع شده است؟

B . مجاورت و نزديکي : آيا اين خبر در منطقه واقع شده يا درگوشهء ديگر جهان .

C . تاثيرات آينده : آ يا اين خبر کدام تاثير مستقيم در اينده بالاي مخاطبين شما خواهد داشت؟

D . اهميت يا امتياز: آيا کدام شخص مشهور يا سازمان شناخته شده درآن ذيدخل است؟

E . منازعه : آيا عدم موافقت يا دوجناح مخالف در گزارش خبري شما موجود است؟

F . بخش خاص : آيا خبر شماآنعده اشخاصي را که داراي تجربهء کافي هستند، دربر ميگيرد ويا بخش خاص براي آنها مد نظرگرفته شده است؟

زمانيکه مراحل اساسي را تکميل کرديد درحقيقت اکثريت کا ر را انجام داده ايد. حال شما اين خبر را به رسانه ها بدهيد يا از کسي ديگر خواهش کنيد که به رسانه ها بسپارد.

ارتباطات عامه

تعريف: ارتباطات عامه عبارت از علم و فن ايجاد ارتباط بين سازمان وگروپ مورد نظر آن ميباشد.

اين ارتباطات صرف بخاطر بهبود محصول يا خدمات نيست، بلکه جهت ارتقاي خود سازمان ضروري است . انواع مختلف ارتباطات وجود دارد که چند نمونه آن قرار ذيل است:

بعضي اوقات ارتباطات عمومي يک سازمان شايد مخاطبين مختلف را با پيام هاي مختلف بخاطر بدست آوردن يک هدف کلي در نظر بگيرد که اکثراً جهت منتشرساختن يک هدف خاص ويا موجب تغيرسلوک گردد.

اکثر سازمان ها يک مدير ارتباطات عامه را استخدام ميکنند. موسسات بزرگ حتي يک ديپارتمنت ارتباط عامه دارند . ارتباط عامه بايد منحيث يکي از وظايف مديريت در اداره مد نظر شود . يک پلان موثر ارتباط عامه درسازمان کمک خواهد کرد تا اهداف سازمان را با مخاطبين داخلي وخارجي ارتباط دهد.

روش هاي تخصصي در عرصهء ارتباطات عامه وجود دارد که عبارتند از: مديريت بحران ، مديريت شهرت واعتبار، ارتباطات سرمايه گذاران وارتباطات کارگران.

شيوه هاي مختلف وجود دارد که توسط متخصيصن ارتباط عامه استفاده مشود:

در نظر گرفتن گروپ مورد نظر

يک شيوه عمده در ارتباط عامه اين است تا گروپ مورد نظر را شناسائي نمائيم و پيام بايد طوري تهيه شود که تقاضاي آنها را بر آورده سازد . گروپ مورد نظر مي تواند بسيار عام به سطح ملي يا بين المللي باشد . اما دراکثر اوقات يک عــده مخصوص ازافراد، گروپ مورد نظر ما خواهـد بود.

برعلاوهء گروپ مورد، نظر کسان ديگــر هم وجود دارند که بنام سهم دارندگان (اشخاص ذيدخل يا ذينفع) (Stake Holder ) ياد ميشوند. آنها در رابطه به موضوع مفاد اقتصادي دارند. گروپ هاي مورد نظر ميتوانند سهم دارندگان باشند اما سهم دارندگان نمي توانند گروپ مورد نظر باشند بطور مثال:

يک سازمان به بخش ارتباط عامه خود وظيفه ميدهد تا کمپاين جمع آوري پول جهت اعمار يک پرورشگاه را براه بياندازد. پس يتيمان، گروپ مورد نظراين کمپاين هستند . اما سهم دارنده گان کساني هستند که ازآنها تقاضاي ارسال پول مي شود.